О деловой переписке в мессенджерах

Все чаще телефонные разговоры переходят в плоскость электронной почты и мессенджеров. Самые популярные из них – Facebook, Viber, Telegram, а также СМС переписка. Так быстрее и удобнее можно передать короткую информацию, не отвлекая себя и собеседника от текущих дел.
деловая переписка в смартфонеОднако вежливость и деловой стиль общения никто не отменял – незнакомцы не всегда поймут смайлы в переписке, а сообщение, посланное в позднее время, может разозлить потенциального партнера.

Каналы связи

Качество общения с незнакомцами зависит от дистанции, резкое вторжение в личное пространство может восприниматься неприязненно.

  • Электронная почта – самая публичная и безопасная дистанция для деловой переписки.
  • Мессенджеры соцсетей – разновидность персонального диалога. Люди могут быть знакомы лично или нет, но, как правило, имеют определенные общие интересы.
  • Мессенджеры, привязанные к телефонного номера – личное пространство. Сообщение от незнакомца может обеспокоить, а общение с деловым партнером должно происходить в сдержанной форме.
  • Телефонный звонок – хоть и привычный способ общения, но требует личного внимания собеседника. Поэтому в начале разговора целесообразно уточнить ее удобство.
    время связи

С деловыми вопросами принято обращаться в рабочее время. Однако близость и неформальность мессенджеров стирают рамки допустимого. Нередко бывает приход рабочей почты на телефон в вечернее время и получатель может даже пересмотреть ее, уже готовясь ко сну. Однако далеко не все обрадуются таким несвоевременным уведомлением и тем более не пожелают отвечать на них. А отложенный ответ может быть и не такой уж обнадеживающей.

Выбор канала связи предполагает определенное время реагирования. Почта – не срочное обращение, ответ может быть дан как в течение дня, так и недели. Мессенджеры предполагают обычно ответ в течение дня, а телефон – немедленно. Электронное письмо можно писать в удобное для вас время, и получатель посмотрит его в удобное для него время. Деловой звонок в любое время отдыха (при отсутствии предварительной договоренности) – признак наглости. Обращение с рабочими делами в приват мессенджеры также должны отвечать деловому графику, так как они предполагают немедленный ответ. Даже если получатель не даст ответ, а лишь прочитает информацию, его настроение может быть испорчено обдумыванием рабочих дел.

Обращение к собеседникам

Обращаться лучше по имени, но держать границу. Первоначально надо поздороваться и представиться. Обращаясь, лучше называть имя собеседника, это персонализация контакта. В письменных сообщениях старайтесь избегать ошибок – это свидетельство вашего статуса, но особое внимание уделяйте имени собеседника. Ошибки в нем не допустимы. Также избегайте сокращений и ласкательных форм. Лучше обращаться так, как вам представились. Не нужно заранее переходить на «ты». Если знакомство углубляется можно предложить человеку сократить дистанцию, и перейти на «ты», но не настаивать на этом. Формальное «тыканье» не улучшит качество коммуникаций, поэтому спешить не стоит.

Не дробите сообщение

Разделять послания на несколько фраз не нужно, ведь каждая из них будет вызывать дополнительное значение и читаться отдельно. Постарайтесь уместить всю мнение в одно сообщение. При этом соблюдайте чистоту текста, понятность, логическую конструкцию. В сообщении человек не знает в какой ситуации вы сейчас находитесь, не видит мимики, не слышит интонации. Без невербальных сигналов месседж может быть воспринят двояко.

Не злоупотребляйте эмоциями, аудио и видеороликов

Деловая переписка не любит жаргона, стикеров, емодзи, гифок. Не нужно писать все прописными буквами и злоупотреблять восклицательными знаками. Такая письменная истерика будет неуместной. Аудио и видео сообщения могут создать неудобства при просмотре, требующих быстрого трафика связи и отсутствии посторонних лиц рядом с собеседником.

Общение в общих чатах

Оставляя сообщение в общий чат, нужно еще внимательнее следить за содержанием и актуальностью вопросов. Представьте, что собрали около себя круг людей, отвлекли их, чтобы сообщить то, что хотите. Излишнее привлечение всеобщего внимания усиливает раздражение. Если вопрос можно решить в индивидуальном порядке, лучше обратиться в личку. Для знакомства людей в общей группе необходимо заранее сообщить им об этом.

Общайтесь с умом

Мессенджеры ускоряют общения, но не всегда позволяют полностью изложить проблему. Поэтому в зависимости от ситуации можно договориться о личной встрече или телефонном разговоре. Важно не просто соблюдать правила ради правил, а решать деловые вопросы с соблюдением этики общения.

Добавить комментарий